Checkliste zur Agentur Auswahl: die richtige Agentur finden

Ein Leitfaden mit Tipps zur Agenturauswahl, der dir hilft, die richtige Agentur zu finden. Viele Kunden fragen mich: „Wie finden wir die richtige Agentur?“ Ob Werbe-, Internet-, Social Media-, PR-, Digital-Marketing-, Online-Marketing-, Content-Marketing- oder SEO-Agentur – lies weiter, um einige Tipps zu erhalten  .

Die richtige Agentur finden: Die Qual der Wahl

Viele Unternehmen, die Unterstützung in den Bereichen Werbung, Internet oder Social Media suchen, stehen vor erheblichen Hürden: Die Zahl der Anbieter wächst stetig. Die Profile und Leistungen der Unternehmen, Beratungen und Experten ähneln sich stark. Da viele Auftraggeber die Aufträge mittlerweile auslagern, wächst auch der Effizienzdruck. Diese Serie soll als Wegweiser durch diesen Dschungel dienen, Einblicke in die vielfältige Agenturlandschaft geben und Orientierung bei der Agentursuche bieten.

Immer mehr Einkäufer treffen Entscheidungen über die Agenturauswahl. Dadurch haben sich viele Entscheidungskriterien dramatisch verändert. Einkäufer und Entscheider erwarten mehr kaufmännische Expertise und Transparenz hinsichtlich Angebot, Arbeitsweise und Leistungen. Du möchtest Agenturleistungen einfach, schnell und effizient identifizieren, deren Qualität bewerten und vergleichen können.

Agenturen suchen und finden

Wie schafft es ein Unternehmen, die „richtige“ Agentur für Werbung, Public Relations, Internet- oder Social Media Marketing zu finden? Genauer gesagt eine, die nicht nur durch rhetorische Präsenz überzeugt, sondern auch durch Fachwissen glänzt und das Projekt einfach kostengünstig und termingerecht zur Zufriedenheit des Unternehmens abwickelt?

Eine universelle Agentur

Früher dienten Agenturen als universeller Partner für alle Lösungen. Heute werden für spezifische Aufgaben spezialisierte Unternehmen gesucht. Der Begriff „Agentur“ ist dabei synonym mit „Dienstleister“, da es sich – je nach Bedarf – ebenso gut um Berater, Experten, freie Kreative, Spezialisten etc. handeln kann.

Stimmt die Chemie?

Neben den fachlichen, organisatorischen und sachlichen Aspekten muss auch die Beziehungsebene stimmen. Gemeinsame Faktoren wie Werte, Hintergrund und Position spielen eine wichtige Rolle, um Vertrauen aufzubauen. Claudia Hilker unterstützt Unternehmen auch im Auswahlprozess durch einen Pitch. Mehr dazu im nächsten Artikel.

Hilfe bei der Auswahl

Effiziente, faire und transparente Auswahl

Die GWK rät, einen Pitch effizient, fair und für beide Seiten transparent zu gestalten. Das Unternehmen erstellt zunächst eine „Longlist“ von maximal zehn Agenturen als Vorauswahl. Diese Liste wird dann zu einer Shortlist von bis zu fünf Agenturen verdichtet. Anschließend definiert das Unternehmen, was die Agenturen präsentieren sollen. Das kann zum Beispiel eine strategische Positionierung oder eine kreative Kampagne sein. Auch zum Thema Honorar gibt die GWK Tipps: „Das Honorar für die Präsentation sollte sich am Aufwand orientieren. Alle Agenturen sollten das gleiche Honorar erhalten.“ Dies kann zu einem erfolgreichen Pitch führen.

Alternativen zum Spielfeld

Doch bevor es überhaupt zum Pitch kommt, sollten Unternehmen überlegen, ob die Wettbewerbspräsentation nur Mittel zum Zweck ist – oder ob es nicht auch andere Wege gibt, eine passende Agentur zu finden: etwa, indem man zunächst kleinere Aufträge an eine Agentur vergibt.

Pitch-Beratung

Der Verband unabhängiger Designstudios hat zu diesem Thema eine Publikation veröffentlicht. Sie gibt Auskunft darüber, wann ein Pitch sinnvoll ist, wie sich die Pitch-Gage berechnet und wie eine langfristige Geschäftsbeziehung zwischen Agentur und Unternehmen inhaltlich und rechtlich gestaltet wird. Die Broschüre kann online für 20 Euro zzgl. Versand bestellt werden. Bei der Auswahl der Pitches kannst du dich auch von Marketing-Experten wie Claudia Hilker beraten lassen.

Ist die Entscheidung für eine Agentur gefallen , ist das richtige Briefing ein grundlegendes und richtungsweisende Element. Da eine Agentur das Unternehmen von außen betrachtet, ergeben sich viele Vorteile, da keine sogenannte „Betriebsblindheit“ entsteht, jedoch fehlt bei einer neuen Zusammenarbeit immer das Wissen über das Unternehmen.

Das richtige Agenturbriefing

Wenn du mit einer Agentur zusammenarbeitest, solltest du ausreichend Zeit in das Briefing investieren. Ein gut ausgearbeitetes Briefing hilft der Agentur, ihre Arbeit auf deine Bedürfnisse abzustimmen. Die folgende Grafik hebt zwei wichtige Aspekte eines Briefings hervor und wirft Fragen auf, die unbedingt beantwortet werden sollten.

Quelle: Hilker Consulting – Aspekte des Agenturbriefings

1 Grundlegende Informationen :

Zunächst ist es für die Agentur wichtig, die grundlegenden Strukturen, die Unternehmensphilosophie, die Unternehmenskultur sowie die Stärken und Schwächen des Unternehmens zu verstehen. Darüber hinaus sollte die aktuelle Marktsituation hinsichtlich Wettbewerbern, Chancen und Risiken erörtert werden.

2 Vertragsgegenstand :

Im zweiten Schritt sollten die Aufgabenstellung, Erwartungen und Ziele sowie das Gesamtziel detailliert besprochen werden. Dabei ist es besonders wichtig, die zeitlichen und finanziellen Komponenten zu berücksichtigen. Wie hoch ist das Gesamtbudget und wie werden die einzelnen Leistungen abgerechnet? Wie sieht der konkrete Zeitplan aus? Was sind die wichtigsten Meilensteine?

Praxisbeispiel Agenturauswahl Website-Relaunch

Einige spontane Gedanken zum üblichen Vorgehen: Typischerweise erstellt ein Unternehmen eine Liste mit Gründen für einen Website-Relaunch: Warum sollten wir einen Relaunch durchführen?

Gründe können beispielsweise sein: zu wenige Leads kombiniert mit einer schlechten digitalen Sichtbarkeit, gemessen mit Key Performance Indicators im Benchmarking.

1. Oftmals hat sich die Technologie zur Erstellung einer Website geändert, was zu einem schlechteren Google-Ranking führt. Dies wäre dann ein technisch initiierter Relaunch.
2. Anschließend führst du eine Wettbewerbsanalyse durch: Was macht die Konkurrenz gut? Anschließend planst du, wie du es noch besser machen kannst als die Konkurrenz.
3. Anschließend führst du einen Audit deiner Website durch: Welche Komponenten, Inhalte und Funktionen sind gut oder schlecht? Du musst nicht alles neu gestalten, sondern kannst Elemente mit einem frischen Design neu verpacken.
4. Anschließend erstellst du ein Briefing, also eine Anforderungsliste für den Zielzustand der neuen Website, und kontaktierst damit drei Anbieter.
5. Beim Pitch stellt jede Agentur in einem Online- oder Präsenzmeeting in 30 Minuten ihre Vorschläge vor und gibt das Angebot ab.
6. Die beste Agentur gewinnt! So einfach ist das, aber es kostet Zeit. Leider ist dieser Prozess notwendig, denn es gibt viele Betrüger und man kann viel Geld verschwenden…

Bei meinem letzten Beratungsgespräch zu einem Agentur-Pitch für einen Website-Relaunch lagen die Angebote zwischen 10.000 und 60.000 Euro. Eine Agentur lieferte nicht einmal, weil sie vorher einen Workshop verkaufen wollte. Unglaublich…

Checkliste zur Auswahl

Einige Tipps zur Kontaktaufnahme mit deiner Agentur:

• Lerne den Anbieter persönlich kennen
• Lass dich vom Anbieter professionell (kostenlos!) zum Projekt beraten
• Überzeuge dich von der Kompetenz des Ansprechpartners
• dir werden erste Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt.

Überprüfe den Anbieter:

• Kompetenz: Wie lange ist das Unternehmen bereits am Markt und wie erfahren sind die Mitarbeiter?
• Fokus: Was sind die Haupttätigkeitsfelder des Unternehmens?
• Referenzen: Gibt es vergleichbare Projekte?
• Wie wird die Qualität der Arbeit sichergestellt?

Stelle Fragen zu deinem Projekt:

• Wie lange wird das Projekt dauern?
• Wer ist der Ansprechpartner?
• Welche Spezialisten werden an dem Projekt beteiligt sein?

Fazit:  Auch wenn die Vorbereitung und Durchführung eines Briefings Zeit kostet, zahlt sich Sorgfalt aus. Lies mehr über agiles Projektmanagement für einen modernen Arbeitsablauf.