Digital Leadership: Wie funktionieren virtuelle Teams?

Die Corona-Krise zwingt viele Unternehmen zur virtuellen Teamarbeit. Viele Kollegen arbeiten von zu Hause aus und sind auf Telefonate und Chats angewiesen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Der Aufbau und die erfolgreiche Führung dieser Teams sowie die Digitalisierung stellen für alle eine Herausforderung dar. Der Führungsprozess in geografisch verteilten Teams ist komplexer und anspruchsvoller. Für eine effektive Zusammenarbeit müssen alle die Vor- und Nachteile kennen.

Virtuelle Teams: Sechs Vorteile

Es gibt viele Vorteile, warum Arbeiten 4.0 mit Online-Arbeitsplätzen und zunehmender Homeoffice-Arbeit immer interessanter wird.

1. Flexibilität: Unternehmen können virtuelle Teams je nach Bedarf relativ schnell bilden, umstrukturieren oder auch wieder auflösen. Dieselben Mitarbeiter können zudem parallel in verschiedenen Teams eingesetzt oder mit externen Beratern, Dienstleistern etc. kombiniert werden. Je nach Aufgabenstellung können dezentrale Teams stark variieren, auch die Intensität und Dauer der Zusammenarbeit lässt sich flexibel gestalten. Zudem sind die Arbeitszeiten in virtuellen Teams oft weniger starr definiert, sodass die Teammitglieder ihre Arbeit flexibler einteilen können. Dies kann auch die Work-Life-Balance verbessern.
2. Zeitersparnis : Die Arbeit in dezentralen Teams erfordert in vielen Fällen auch die teilweise oder ausschließliche Arbeit von zu Hause aus, wodurch Pendelzeiten entfallen können. Werden internationale Meetings virtuell abgehalten, sparen die Teilnehmer längere Reisezeiten, darunter auch mögliche Flugzeiten und Hotelübernachtungen.
3. Zugang zu Wissen und Ressourcen: Ohne geografische Einschränkungen hat ein Unternehmen oder eine Organisation potenziell Zugriff auf deutlich mehr und qualitativ hochwertigere Humanressourcen. Selbst wenn ein Experte auf einem bestimmten Gebiet nur in einem anderen Land verfügbar ist, kann er dennoch Teil eines Teams werden.
4. Globale Präsenz : Für Unternehmen, die in verschiedenen Märkten aktiv sind oder aktiv werden wollen, bieten virtuelle Teams eine gute Möglichkeit, auf Know-how in ganz unterschiedlichen Märkten zuzugreifen, ohne dort eine physische Präsenz aufzubauen.
5. Höhere Effektivität und Produktivität : Aufgrund der genannten Vorteile kann ein dezentrales Team im Idealfall effektiver und produktiver arbeiten als ein traditionelles Team. Wird die Arbeit in einem globalen Team über verschiedene Kontinente und Zeitzonen verteilt, ist es möglich, innerhalb eines Unternehmens rund um die Uhr an einem Projekt zu arbeiten.
6. Kostenersparnis : Da virtuelle Teams typischerweise online tagen, entfallen Reisekosten – abgesehen von den empfohlenen persönlichen Treffen zu bestimmten Anlässen. Darüber hinaus werden oft Bürokosten gespart, wenn Teammitglieder von zu Hause aus arbeiten.

Virtuelle Teams: Drei Nachteile

1. Missverstandene Kommunikation : Die größte Herausforderung für virtuelle Teams besteht darin, dass die Kommunikation zwischen den Teilnehmern im Vergleich zu stationären Teams deutlich eingeschränkt ist. Missverständnisse, fehlende nonverbale Signale, unzureichende Informationen oder Einschränkungen technischer Kommunikationsmittel führen zu Reibungen, die die Teamproduktivität beeinträchtigen können. Darüber hinaus sind Konflikte und Probleme oft weniger sichtbar als in persönlichen Teams und werden daher erst später erkannt.
2. Mangelndes Vertrauen im Team, verminderte Produktivität : Viele Führungskräfte und Mitarbeiter sorgen sich über die mangelnde Kollegialität in virtuellen Teams. Sprachliche und kulturelle Barrieren stellen eine zusätzliche Herausforderung dar, ebenso wie die Arbeit über Zeitzonen hinweg. Teamgeist und gegenseitige Unterstützung der Teammitglieder sind in virtuellen Teams weniger ausgeprägt. Bei der ausschließlich virtuellen Arbeit besteht die Gefahr einer gewissen Isolation. Selbstmanagement, Eigenmotivation und das Vertrauen, dass andere ihre Arbeit weiterhin ordentlich erledigen, spielen eine besonders wichtige Rolle. Bestehen in diesen Bereichen bereits Defizite, lassen sie sich weniger leicht beheben als in stationären Teams.
3. Schwache Führungskräfte : Gute Remote-Führung ist für ein virtuelles Team mindestens genauso wichtig wie die On-Site-Führung für ein stationäres Team. Gleichzeitig sind die Anforderungen an Remote-Führung jedoch höher. Die Leistungskontrolle ist schwieriger, und Inkompetenz oder Inaktivität der Mitarbeiter lassen sich weniger leicht erkennen. Teambildung, die Kommunikation einheitlicher Ziele und die Etablierung klarer Regeln und Prozesse sind anspruchsvoller als bei einem On-Site-Team.

Führung auf Distanz: Besonderheiten

Um Remote Leadership erfolgreich umzusetzen, müssen sich Führungskräfte zudem umfassend qualifizieren. Auch dies bringt besondere Herausforderungen mit sich.

1. Besondere Verantwortung : Der Teamleiter eines virtuellen Teams ist in vielen Fällen das wichtigste Bindeglied zwischen der Zentrale und den geografisch verteilten Mitarbeitern.
2. Berufliche Herausforderung : Die Führung virtueller Teams stellt einen der anspruchsvollsten Aspekte der Führung dar. Der gesamte Führungsprozess wird komplexer und vielfältiger.
3. Arbeiten Sie mit den Besten : Ein virtuelles Team wird in der Regel nach fachlichen Kriterien zusammengestellt, daher sind die Teammitglieder oft besonders kompetent in ihrem speziellen Fachgebiet.
4. Eine virtuelle Teamstruktur sorgt für eine ziel- und ergebnisorientierte Führung.
5. Zusätzliche Aufgaben : Neben den klassischen Führungsaufgaben kommen auf den Leiter eines dezentralen Teams neue Verantwortungsbereiche zu. So kann er beispielsweise ein Meeting-Tool oder eine Groupware für das Team auswählen, je nach Situation den passenden Kommunikationskanal festlegen und gegebenenfalls auch anlassbezogene persönliche Treffen für das Team ansetzen.

Herausforderungen für die digitale Führung

• Höhere Unsicherheit: Für Entscheider ist es schwieriger, stets Zugriff auf alle relevanten Informationen zu haben. Zudem wird die Verbindlichkeit von Remote-Absprachen teilweise als geringer wahrgenommen als im stationären Team.
• Mangelnde Transparenz : Die Leistungsbeurteilung ist schwieriger und Inkompetenz oder Untätigkeit der Mitarbeiter lässt sich weniger leicht erkennen.
• Auf Kernkompetenzen achten : Vertrauensbildung, Teambuilding, die Kommunikation gemeinsamer Ziele sowie die Etablierung klarer Regeln und Prozesse erfordern besonderen Aufwand und sind weniger leicht zu erreichen als im Team vor Ort. Auch das rechtzeitige Erkennen und Lösen von Konflikten stellt in virtuellen Teams eine größere Herausforderung dar.

Fazit: Führt eine Führungskraft ein virtuelles Team, ist es für ihren Erfolg von großer Bedeutung, diese Fakten im Blick zu behalten und zu reflektieren, was in welchem Ausmaß auf das eigene Team zutrifft. Sind konkrete Probleme oder Entwicklungsfelder identifiziert, können diese entsprechend adressiert und die Führungsrolle bestmöglich ausgefüllt werden.

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