Checkliste zur Agentur Auswahl: die richtige Agentur finden

Leitfaden mit Tipps zur Agentur-Auswahl, um die richtige Agentur zu finden. Viele Kunden fragen mich: „Wie finden wir die richtige Agentur?“ Sei es eine Werbe-, Internet-, Social-Media-, PR-, Digital-Marketing-, Online-Marketing-, Content-Marketing oder SEO-Agentur. Lesen Sie einige Tipps dazu.

Die richtige Agentur finden: Die Qual der Wahl

Für viele Unternehmen, die Unterstützung für Werbung, Internet oder Social Media suchen, ergeben sich massive Hürden: Die Zahl der Anbieter nimmt unaufhörlich zu. Die Profile und Leistungen der Firmen, Beratungen und Experten ähneln sich stark. Da heute viele Einkäufer die Aufträge vergeben, wächst zudem der Effizienzdruck. Diese Serie will in diesem Dschungel als Leitfaden dienen und einen Einblick die facettenreichen Agentur-Szene sowie eine Orientierung zur Agentursuche geben.

Immer mehr Einkäufer entscheiden über die Agentur-Auswahl. Deshalb haben sich viele Entscheidungskriterien massiv verändert. Einkäufer und Entscheider erwarten mehr kaufmännische Kompetenz und Transparenz bezüglich Angebot, Arbeitsweise und Leistungen. Denn sie wollen Agentur-Leistungen einfach, schnell und effizient erkennen, deren Qualität bewerten und vergleichen.

Agenturen suchen und finden

Wie gelingt es einem Unternehmen die „richtige“ Agentur für Werbung, Public Relations, Internet- oder Social-Media-Marketing zu finden? Konkret: diejenigen, die nicht nur durch rhetorisches Auftreten blenden, sondern auch durch Können glänzen und den Auftrag ganz einfach zur Zufriedenheit des Unternehmens kostengünstig und zeitgerecht erledigen?

Eine Universal Agentur

Früher gab es eine Agentur als universeller Partner für alle Lösungen. Heute werden für gezielte Aufgaben spezielle Firmen gesucht. Dabei steht der Begriff „Agentur“ synonym für „Leistungserbringer“, da es sich – bedarfsbezogen – genauso gut um Berater, Experten, freie Kreative, Spezialisten etc. handeln kann.

Stimmt die Chemie?

Neben der fachlichen, organisatorischen und sachlichen Ebene muss natürlich auch die Beziehungsebene passen. Dabei spielen ähnliche Faktoren wie Werte, Hintergrund und Position eine wichtige Rolle, um Sympathie und Vertrauen zu fördern. Claudia Hilker unterstützt Unternehmen auch in der Auswahl durch einen Pitch. Mehr dazu im nächsten Beitrag.

Hilfestellung zur Auswahl

Effiziente, faire und transparente Auswahl

Der GWK rät, einen Pitch für beide Seiten effizient, fair und transparent zu gestalten. Das Unternehmen erstellt zunächst eine „Longlist“ mit maximal zehn Agenturen als Vorauswahl. Diese Liste wird dann auf eine Shortlist von bis zu fünf Agenturen verdichtet. Dann definiert das Unternehmen, was die Agenturen präsentieren sollen. Es kann sich beispielsweise um eine strategische Positionierung oder um eine kreative Kampagne handeln. Auch Tipps zum Honorar gibt der GWK: „Das Honorar sollte sich für die Präsentation am Leistungsaufwand orientieren. Allen Agenturen sollte das gleiche Honorar gezahlt werden.“ So kann der Pitch zum Erfolg führen.

Alternativen zum Pitch

Bevor es jedoch überhaupt zum Pitch kommt, sollten Unternehmen prüfen, ob die Wettbewerbspräsentation das Mittel zum Zweck ist – oder ob es nicht andere Möglichkeiten gibt, eine passende Agentur zu finden: beispielsweise die Vergabe zunächst kleinerer Aufträge an eine Agentur.

Beratung zum Pitch

Der Verein Selbstständiger Design-Studios hat eine Publikation dazu herausgegeben. Sie informiert darüber, wann ein Pitch sinnvoll ist, wie ein Pitch-Honorar errechnet und wie eine längerfristige Geschäftsbeziehung zwischen Agentur und Unternehmen inhaltlich und rechtlich geregelt werden kann. Das Heft kann für 20 Euro zzgl. Versand online bestellt werden. Zudem kann man Marketing-Experten wie Claudia Hilker zur Pitch-Auswahl beauftragen.

Ist die Entscheidung für eine Agentur gefallen, stellt das richtige Briefing ein fundamentales und richtungsweisendes Element dar. Da eine Agentur von außen auf das Unternehmen blickt ergeben sich viele Vorteile, weil keine sogenannte Betriebsblindheit vorliegt, jedoch fehlt bei einer neuen Kooperation immer das Wissen über das Unternehmen.

Das richtige Agentur Briefing

Arbeiten Sie mit einer Agentur zusammen, sollten Sie ausreichend Zeit in das Briefing investieren. Ein ausgearbeitetes Briefing hilft der Agentur, die Arbeit auf Ihre Wünsche auszurichten. Die folgende Grafik zeigt zwei Aspekte, die bei einem Briefing wichtig sind und stellt Fragen, die auf jeden Fall beantwortet werden sollten.

Quelle: Hilker Consulting – Aspekte des Agentur-Briefings

1 Grundsätzliche Informationen:

Zunächst ist es wichtig, dass die Agentur die grundlegenden Strukturen des Unternehmens, die Unternehmensphilosophie, -kultur sowie die Stärken und Schwächen kennt. Zusätzlich sollte besprochen werden, wie die aktuelle Marksituation bezüglich Mitbewerber, Chancen und Risiken aussieht.

2 Auftragsgegenstand:

Im zweiten Schritt sollte detailliert besprochen werden, was genau die Aufgabenstellung, die Erwartungen und Wünsche sowie das Ziel sind. Wichtig ist hier vor allem die Komponenten Zeit und Geld zu berücksichtigen. Was ist das Gesamtbudget oder inwiefern werden Einzelleistungen abgerechnet? Wie sieht der konkrete Zeitplan aus? Was sind die wichtigen Meilensteine?

Praxisbeispiel zur Agentur-Auswahl für Website Relaunch

Einige spontane Gedanken zum üblichen Vorgehen. Normalerweise erstellt ein Unternehmen eine Liste der Gründe für den Website Relaunch: Warum sollten wir einen Relaunch machen?

Gründe können sein zum Beispiel: zu wenig Leads in Verbindung mit schlechte digitale Sichtbarkeit, gemessen mit Kennzahlen im Benchmarking.

1. Oft hat sich die Technik der Website Erstellung verändert und sich damit das Google Ranking verschlechtert, das wäre dann ein technisch initiierter Relaunch.
2. Dann macht man eine Mitbewerber Analyse: was macht die Konkurrenz gut? Dann plant man, wie man es noch besser als die Konkurrenten macht.
3. Danach macht man ein Audit der eigenen Website: Welche Bestandteile, Inhalte, Funktionen sind gut bzw. schlecht? Man muss nicht alles neu machen, sondern kann Elemente neu verpacken mit frischem Design.
4. Dann erstellt man ein Briefing, also eine Liste der Anforderungen für den Soll Zustand der neuen Website und fragt damit 3 Anbieter an.
5. Im Pitch präsentiert jede Agentur im Online oder Präsenz Meeting in 30 Min ihre Vorschläge und reicht das Angebot ein.
6. Die beste Agentur gewinnt! So einfach ist es, aber dennoch zeitaufwändig. Leider ist das Vorgehen notwendig, denn es gibt viele Blender und man kann viel Geld vernichten …

Bei meiner letzten Beratung zum Agentur-Pitch für einen Website-Relaunch lagen die Angebot von 10.000 bis zu 60.000 Euro, eine Agentur hat gar nicht geliefert, weil sie vorab einen Workshop verkaufen wollten, unglaublich …

Checkliste zur Auswahl

Einige Tipps für Ihre Agentur Kontaktaufnahme:

• Lernen Sie den Anbieter persönlich kennen
• Lassen Sie sich von dem Anbieter zu dem Projekt professionell (kostenlos!) beraten
• Überzeugen Sie sich von der Kompetenz des Ansprechpartners
• Bekommen Sie die ersten möglichen Lösungsvorschläge genannt.

Prüfen Sie den Anbieter:

• Kompetenz: Wie lange ist die Firma auf dem Markt und wie erfahren sind die Mitarbeiter?
• Schwerpunkte: Welche Tätigkeitsschwerpunkte hat die Firma?
• Referenzen: Gibt es vergleichbare Projekte?
• Wie wird die Qualität der Arbeit gesichert?

Stellen Sie Fragen in Bezug auf Ihr Projekt:

• Wie lange wird das Projekt dauern?
• Wer ist der Ansprechpartner?
• Welche Fachkräfte werden bei dem Projekt eingesetzt?

Fazit: Auch wenn die Vorbereitung auf ein Briefing und das Briefing Zeit kostet, zahlt sich Sorgfalt durch aus. Lesen Sie mehr zum agilen Projektmanagement für einen modernen Arbeitsprozess.