Digital Leadership: Wie funktionieren virtuelle Teams?

Die Corona-Krise zwingt viele Unternehmen dazu, im virtuellen Team zu arbeiten. Viele Kollegen sind im Home Office, müssen sich über Telefon und Chats behelfen und das Unternehmen am Laufen halten. Der Aufbau dieser Teams und auch die erfolgreiche Führung stellen dabei, neben der Digitalisierung, eine Herausforderung für alle dar. Der Führungsprozess ist in räumlich verteilten Teams komplexer und anspruchsvoller. Alle müssen die Vorteile und Nachteile kennen, um effektiv miteinander zu arbeiten.

Virtuelle Teams: Sechs Vorteile

Es gibt viele Vorteile, warum Arbeiten 4.0 mit Online-Basen und steigendem Home Office immer interessanter wird.

1. Flexibilität: Unternehmen können virtuelle Teams bei Bedarf vergleichsweise kurzfristig bilden, umstrukturieren oder auch wieder auflösen. Die gleichen Mitarbeiter können dabei nach Bedarf auch parallel verschiedenen Teams zugeordnet oder mit externen Beratern, Dienstleistern etc. in Teams kombiniert werden. Abhängig von der jeweiligen Aufgabe können dezentrale Teams sehr unterschiedlich groß sein, auch die Intensität und Dauer der Zusammenarbeit kann flexibel gesteuert werden. Dazu sind die Arbeitszeiten in einem virtuellen Team häufig weniger starr vorgegeben, sodass Teammitglieder sich ihre Arbeit flexibler einteilen können. Dies kann auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verbessern.
2. Zeitersparnis: In vielen Fällen geht die Arbeit in dezentralen Teams auch mit einer teilweisen oder ausschließlichen Tätigkeit im Home Office einher, sodass ggf. Fahrten zu einem Arbeitsplatz entfallen. Werden internationale Meetings virtuell abgehalten, so sparen die Teilnehmer längere Anreisen inkl. evtl. Flugzeiten und Hotelaufenthalte.
3. Zugriff auf Wissen und Ressourcen: Gibt es keine geografischen Beschränkungen, so hat ein Unternehmen bzw. eine Organisation potenziell Zugriff auf wesentlich mehr und qualitativ bessere personelle Ressourcen. Ist ein Experte für ein bestimmtes Thema nur in einem anderen Land verfügbar, so kann er dennoch Teil eines Teams werden.
4. Globale Präsenz: Für Firmen, die in unterschiedlichen Märkten aktiv sind oder werden wollen, bieten virtuelle Teams eine gute Möglichkeit, auf Know-how über ganz unterschiedliche Märkte zuzugreifen, ohne dort eine physische Niederlassung aufzubauen.
5. Erhöhte Effektivität und Produktivität: Aufgrund der o.g. Vorteile kann ein dezentrales Team im Idealfall effektiver und ist produktiver als ein klassisches Team. Wird die Arbeit in einem globalen Team über verschiedene Kontinente und Zeitzonen verteilt, so ist es möglich, innerhalb eines Unternehmens 24 Stunden am Tag an einem Projekt zu arbeiten.
6. Kostenersparnis: Da sich virtuelle Teams in der Regel online treffen, entfallen – sieht man von den dennoch empfohlenen Präsenztreffen zu bestimmten Anlässen ab – Reisekosten. Zudem werden in vielen Fällen auch Bürokosten gespart, wenn Teammitglieder von zu Hause aus tätig sind.

Virtuelle Teams: Drei Nachteile

1. Missverständliche Kommunikation: Die größte Herausforderung für virtuelle Teams ist, dass die Kommunikation unter den Beteiligten im Vergleich zu stationären Teams deutlich eingeschränkt ist. Durch Missverständnisse, fehlende non-verbale Signale, unzureichende Informationen oder Einschränkungen technischer Kommunikationsmittel ergeben sich Reibungsverluste, die die Produktivität der Teams beeinträchtigen können. Konflikte und Probleme sind zudem oftmals weniger sichtbar als in Teams vor Ort und werden daher erst später erkannt.
2. Mangelndes Vertrauen in Team, weniger Produktivität: Viele Führungskräfte und Mitarbeiter sorgen sich, um die mangelnde Kollegialität in virtuellen Teams. Sprachliche und kulturelle Hürden bilden eine zusätzliche Herausforderung, ebenso die Arbeit über Zeitzonen hinweg. Team-Spirit sowie die gegenseitige Unterstützung der Teammitglieder sind bei virtuellen Teams weniger stark ausgeprägt. Arbeiten sie ausschließlich in einem virtuellen Team, so besteht die Gefahr einer gewissen Isolation. Selbststeuerung, Selbstmotivation und das Vertrauen, dass der andere auch seine Arbeit weiter vernünftig macht, spielen eine besonders wichtige Rolle. Gibt es hier ohnehin Defizite, so können sie weniger leicht aufgefangen werden als in stationären Teams.
3. Schwache Führungskräfte: Eine gute Führung auf Distanz ist für ein virtuelles Team mindestens genauso wichtig wie bei einem stationären Team die Führung vor Ort. Gleichzeitig sind die Anforderungen an die Führung auf Distanz jedoch höher. Die Überprüfung von Leistungen ist schwieriger, Inkompetenz oder Untätigkeit von Mitarbeitern sind weniger leicht zu erkennen. Teambuilding, die Vermittlung einheitlicher Ziele sowie das Etabilieren von klaren Regeln und Prozesse sind schwieriger als bei einem Team vor Ort.

Führung auf Distanz: besondere Merkmale

Auch die Führungskräfte müssen sich mit starken Qualifikationen rüsten, um die Führung auf Distanz erfolgreich umzusetzen. Auch das bringt einige Besonderheiten mit sich.

1. Besondere Verantwortung: Der Teamleiter eines virtuellen Teams ist in vielen Fällen das wichtigste Bindeglied zwischen Zentrale und räumlich verteilten Mitarbeitern.
2. Fachliche Herausforderung: Die Führung virtueller Teams zählt zu den Königsdisziplinen der Mitarbeiterführung. Der gesamte Führungsprozess wird vielschichtiger und abwechslungsreicher.
3. Arbeit mit den Besten: Ein virtuelles Team ist in der Regel nach fachlichen Kriterien zusammengestellt, daher sind die Teammitglieder in ihrem speziellen Bereich häufig besonders kompetent.
4. Eine virtuelle Teamstruktur kommt einer ziel- und ergebnisorientierte Führung.
5. Zusätzliche Aufgaben: Neben klassischen Führungsaufgaben ergeben sich für den Leiter eines dezentralen Teams neue Aufgabenfelder. So kann es zu seiner Rolle gehören, ein Meeting-Tool oder eine Groupware für das Team auszuwählen, er muss sich je nach Situation für den am besten geeigneten Kommunikationskanal entscheiden und wird zu bestimmten Anlässen evtl. auch gezielt Präsenztreffen für das Team planen.

Digital Leadership Herausforderungen

• Höheres Maß an Unsicherheit: Es ist für Entscheidungsträger schwieriger, stets alle relevanten Informationen im Zugriff zu haben. Zudem wird die Verbindlichkeit von Absprachen über Distanz teilweise als geringer empfunden, als in einem stationären Team.
• Mangelnde Transparenz: Die Überprüfung von Leistungen ist schwieriger, Inkompetenz oder Untätigkeit von Mitarbeitern sind weniger leicht zu erkennen.
• Kernkompetenzen Aufmerksamkeit schenken: Der Aufbau von Vertrauen, Teambuilding, die Vermittlung einheitlicher Ziele sowie das Etabilieren von klaren Regeln und Prozessen bedürfen besonderer Anstrengungen und sind weniger leicht zu realisieren, als bei einem Team vor Ort. Konflikte rechtzeitig zu erkennen und zu lösen ist ebenfalls in virtuellen Teams eine größere Herausforderung.

Fazit: Leitet eine Führungskraft ein virtuelles Team, so ist es für ihre erfolgreiche Arbeit sehr wichtig, sich diese Fakten vor Augen zu führen und zu reflektieren, was in welchem Ausmaß auf das eigene Team zutrifft. Sind konkrete Probleme bzw. Entwicklungsfelder erkannt, so kann damit angemessen umgeganen werden und die Führungs-Rolle bestmöglich erfüllt werden.

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