Tipps zum Event-Sponsoring mit Social-Media-Marketing

Event-Sponsoring ist sehr beliebt. Investitionen im Event-Sponsoring lagen laut Eventbrite im Jahr 2016 weltweit bei etwa 60,2 Milliarden Dollar. Veranstalter, die ein Stück von diesem lukrativen Markt gewinnen möchten, stehen vor der Frage: Wie gewinnt man Event-Sponsoren? Der Beitrag gibt Tipps aufgrund eigener Erfahrungen mit einem Muster-Anschreiben.

Event-Sponsoring Erfahrungen aus der Praxis

Die Gewinnung und Bindung von Sponsoren übernehme ich als Chapter Leader für den Social Media Club Düsseldorf. Der Club hat bisher neun Events durchgeführt mit Sponsoren wie Handelsblatt, Emba Medienakademie und IBM Düsseldorf. Zudem unterstützen wir das Event-Marketing mit Social-Media-Marketing. Meine Erfahrungen zum Event-Sponsoring mit Social Media Marketing möchte ich im Blogbeitrag teilen. Vielleicht sind sie hilfreich für andere.

Event-Sponsoren zu gewinnen ist ein langwieriger Prozesse und anspruchsvolle Aufgabe. Deshalb ist frühzeitige Planung und gute Vorbereitung gefragt. Das gilt umso mehr für Event-Veranstalter, die ihr erstes Event ausrichten. Wir haben einige Ideen, die den Einstieg erleichtern. Doch vorab müssen wir den Terminus noch definieren.

Was ist Sponsoring?

Beim Sponsoring stellt der Sponsor (Person, Organisation, Unternehmen) Investitionen (Geld, Sach-, Dienstleistungen) zur Verfügung, um relevante Zielgruppen zu erreichen. Beim Event-Sponsoring steht ein kommerzielles Interesse (Kommunikations-, Marketingziele) im Vordergrund.

Ein Sponsor erwartet vom Gesponserten eine Gegenleistung. Diese sollte durch klare Nutzen-Argumente im Sponsoren-Konzept überzeugend vermittelt werden. Beim Sponsoring sind Analyse, Planung, Umsetzung und Kontrolle der Sponsoring-Maßnahmen wichtig. Vor dem Event werden Leistung und Gegenleistung zwischen Sponsor und Gesponsertem schriftlich definiert.

Typische Fehler in der Sponsoren-Suche

Viele glauben, dass eine Mail mit einem Sponsoren-Anschreibens ausreicht, um Sponsoren zu gewinnen. Neben der Sponsoren-Präsentation zählt das Sponsoren-Anschreiben zu den wichtigen Sponsoring-Unterlagen. Die meisten Anschreiben versuchen mit langen Ausführungen Sponsoring-Projekte vorzustellen, um einen Sponsor zu einem Engagement zu überzeugen. Dabei machen Sponsor-Suchende häufig folgende Fehler:

• Zu langes Anschreiben
• zu viele und irrelevante Informationen
• Fehler in der Rechtschreibung und Grammatik
• Unprofessionelles Layout, bzw. zu viele Bildmaterialen.

Tipps zum Event-Sponsoring

Was zeichnet ein gutes Anschreiben an Sponsoren aus? Wie bei der Bewerbung dient das Sponsoren-Anschreiben dazu, sich vorzustellen und das Anliegen kurz vorzutragen. Deshalb sollte es kurz sein. Weiterführende Informationen findet der Leser in der Sponsoring-Präsentation.

Das Anschreiben soll beim potentiellen Sponsor mit für ihn relevanten Schlüsselbegriffen sofort Interesse am Projekt und der ergänzenden Sponsoren-Präsentation zu wecken. Wenn man sich etwas Mühe gibt, dann kann bereits das Anschreiben einen sehr guten Eindruck beim potentiellen Sponsor hinterlassen.

Praxisbeispiel: Event-Sponsoring für den Social Media Club

Ein Beispiel zeigt unser Sponsoring-Anschreiben für den Social Media Club Düsseldorf:

Lieber Herr (Name XY, Sponsor),

danke für unser Gespräch am Telefon! „Der Social Media Club Düsseldorf ist ein Non-Profit-Club. Alle Helfer arbeiten ehrenamtlich. Als Sponsor unterstützen Sie durch Raum, Technik (Beamer, Internet, Lautsprecher) und Catering (Getränke, Snacks) das Event. Der Club bietet Ihnen im Gegenzug eine ideale Chance für:

1. Modernes Image: Innovativer Bekanntheitsgrad und Produktplatzierungen

2. Kontakt zu Social-Media-Manager, z. B. für Personalsuche oder Employer Branding

3. Erhöhung der digitalen Sichtbarkeit durch viele Tweets, Posts, Fotos und Videos.

Der Social Media Club Düsseldorf ist Teil der weltweit größten Gemeinschaft von Social-Media-Experten und weltweit in mehr als 400 Städten präsent. Die globalen Club-Ziele, die wir im Event gemeinsam verfolgen, sind:

• Ethisches Verhalten online fördern
• Social-Media-Medienkompetenz erweitern
• Bewährte Strategien und Best Practices austauschen
• Neue Standards und Social Media Modelle etablieren.

Der Social Media Club Düsseldorf bietet Ihnen ein professionelles Netzwerk für den Kontakt zu Social Media Professionals. Der Club ist der Szene-Treff in der Region Düsseldorf und veranstaltet regelmäßige „Social Media Night“ als After-Work-Event (18-22 Uhr). Bisherige Sponsoren waren z.B. IBM, Handelsblatt und ERGO.

Wie interessant ist ein Event-Sponsoring für Ihre Organisation? Lassen Sie uns dazu telefonieren (0177-6057849). Beste Grüße, Dr. Claudia Hilker“

Tipps zur Sponsor-Suche für Events

Abschließend noch einige Tipps für Ihre Sponsoren-Suche

1) Kontaktaufnahme zu Sponsoren: Sponsoren sind an einer herausgehobenen Positionierung bei einem Event interessiert. Untersuche. Sie Ihre Sponsoren-Liste, um herauszufinden, warum sie Interesse zum Event-Sponsoring haben könnten und welcher Nutzen für sie besteht.

2) Überzeugende Sponsoring-Anfrage: Bei der Sponsoren-Suche müssen Sie ein überzeugendes Sponsoring-Angebot mit Nutzen-Argumenten im Anschreiben und in der Präsentation formulieren. Die Materialien sollen konkrete werthaltige Versprechen für den Sponsor bieten.

3) Partnerschaft zum Sponsor pflegen: Sponsoren zu gewinnen ist nur der halbe Erfolg. Nach dem Event sollte eine Abfrage zur Sponsoren-Zufriedenheit erfolgen zur Qualitätssicherung, z.B. „Würden Sie das Event noch einmal sponsern?“

Event-Sponsoring mit Social-Media-Marketing

Fazit: Die Sponoren-Suche für ein Event gelingt, wenn Sie mit professionellen Materialien arbeiten. Neben der qualifizierten Suche potenzieller Sponsoren benötigen Sie überzeugende Nutzen-Argumente, die per Anschreiben und Präsentation vermittelt werden. Lesen Sie dazu auch den Beitrag: Content-Marketing im Event-Marketing.

Zudem ist Social Media Marketing für den Event-Erfolg hilfreich. Dabei werden soziale Netzwerke wie Facebook und Twitter mit Posts versorgt, um die Aufmerksamkeit potenzieller Teilnehmer zu gewinnenn. Das Ziel ist neben Klicks, Likes und Shares auch Event-Anmeldungen zu bekommen. Wichtig ist vorab, den perfekten Hashtag für das Event zu definieren und mit Event-Bildern die Reichweite der Posts zu steigern. Lesen Sie mehr dazu im Whitepaper.